Home Blog Drei erste Schritte und eine Metapher, um mit Kanban zu starten

Drei erste Schritte und eine Metapher, um mit Kanban zu starten

Kanban ist eine ebenso flexible wie komplexe Methode, die in der praktischen Umsetzung für jeden und jedes Team ein wenig anders aussieht und die man unterschiedlich weitreichend anwenden kann. „Wie tief ist dein Kanban?“ ist dann die Frage, die ein Kanban-Profi dazu stellt.

Dabei hängt die Tiefe des jeweiligen Kanban-Prozesses nicht in erster Linie vom Wissen und Können des Kanban Coaches ab. Jeder Kanban-Prozess, egal wer ihn steuert, beginnt in flachen Gewässern. Ob, wie weit und wie schnell es in die Tiefe geht, ist ganz unterschiedlich und sagt nichts darüber aus, ob ein System innerhalb der jeweiligen Situation „gut“ oder „schlecht“ funktioniert. Je weiter man jedoch in die Tiefe will, umso wichtiger ist fundiertes theoretisches Wissen.

Um es mit einer Metapher auszudrücken: Wer Tiefsee-Tauchen will, braucht einen versierten Lehrer. Aber auch mit dem besten Lehrer wird er oder sie nicht in der ersten Woche das Schiffswrack in 70 Metern Tiefe erkunden können, sondern sich erst einmal im seichten Wasser tummeln und über die schönen bunten Fische freuen. Das Wrack in der Tiefe kommt irgendwann später. Vielleicht.

Und ebenso wie Schnorcheln ein guter Anfang ist, um sich an Wasser, Taucherbrille und Flossen zu gewöhnen, bevor man man dann irgendwann zum Tauchen übergeht, gibt es auch für Kanban einige Praktiken für den Einstieg.

Kanban, wie alles beginnt.

Erstens: Den Prozess sichtbar machen

Starte da, wo du bist und mache deinen Prozess transparent. Welche Schritte durchläuft eine Aufgabe, vom ersten Impuls bis zu dem Moment, in dem man sie nie wieder anfassen muss?

Eine typische Wertschöpfungskette in der digitalen Wissensarbeit sieht meist so aus; Der Ideen-Pool für das „Könnte man mal machen“, die Input Queue für alles „Müssen wir als nächstes umsetzen“, und dann die verschiedenen Arbeitsschritte, von Konzeption über Umsetzung und Qualitätssicherung bis zur Veröffentlichung. Genauso kann man mit Kanban aber auch einen Recruiting-Prozess abbilden, der bei der Analyse des Personalbedarfs beginnt und nach Zwischenschritten wie Ausschreibung und Interview im Idealfall mit dem ersten Arbeitstag endet.  Und so weiter. Wertschöpfungsketten in Organisationen gibt es die verschiedensten.

Indem man die einzelnen Schritte erkennt, benennt und im Idealfall mit Spalten auf einem Taskboard sichtbar macht, schafft man die nötige Transparenz, durch die der Prozess erst verstanden und verbessert werden kann.

Ehrlichkeit in der Abbildung des Prozesses ist dabei die wichtigste Voraussetzung. Wenn Aufgaben zum Beispiel meist mehrfach zwischen Konzept und Umsetzung hin und her gehen, bevor sie wirklich umgesetzt werden können, dann sind gerade das wichtige Erkenntnisse, die es zu dokumentieren gilt. Die explizite Benennung jedes real existierenden Arbeitsschrittes deckt auf, wie viele einzelne Handlungen für die Erledigung einer Aufgabe nötig sind. Das ist die Grundlage, von der ihr ausgeht.

Wenn man im Folgenden dann jede konkrete Aufgabe, d.h. z.B. jede Idee oder jede Bestellung, durch Karten oder Klebezettel innerhalb des Prozesses abbildet, wird schnell sichtbar, wie viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden und an welchen Stufen im Prozess sich diese typischer Weise befinden. Stationen, an denen sich die Aufgaben oft stauen – sogenannte Flaschenhälse – oder solche, wo andererseits meist Leerlauf herrscht, sind Ansatzpunkte für mögliche Verbesserungen. Aber das kommt dann erst danach.

Zweitens: Finish what you started

Wer seine Aufgaben innerhalb des Prozesses sichtbar macht, sollte schnell von sich aus den Impuls verspüren, ein wenig „aufzuräumen“ und möglichst nicht zu viele Aufgaben gleichzeitig im „Doing“ zu haben. Das ist eine der wichtigsten Grundregeln im Kanban: Aufgaben möglichst zügig zu Ende zu bringen.

Denn alles, was begonnen, aber nicht abgeschlossen ist, bedeutet „Waste“, Verschwendung: Hier wurde Arbeit geleistet, aber noch kein Wert geschaffen. Wert entsteht dadurch, dass ein Produkt genutzt werden kann. Das kann es nicht, wenn es z.B. noch in der Qualitätssicherung festhängt.

Das Resultat daraus wird sein, weniger Aufgaben gleichzeitig zu machen, damit die einzelne Aufgabe schneller fertig wird – die Durchlaufzeit sich also verringert. Das lohnt sich auch langfristig, denn mit jedem Wechsel zwischen Aufgaben oder Personen gehen Zeit und Informationen verloren. Wer eine Aufgabe konzentriert abarbeiten kann, ist damit immer schneller und besser, als wenn er sich unterbrechen lässt oder zwischen mehreren Dingen hin und her springt.

Bei der Arbeit in Teams läuft diese Grundregel häufig irgendwann darauf hinaus, dass die Aufgabenteilung und Spezialisierung aufgeweicht oder ganz aufgehoben wird: Kollegen, die vorher ausschließlich fürs Testen zuständig waren, unterstützen nun vielleicht auch beim Konzept oder der Umsetzung, und umgekehrt. Das wiederum erhöht nicht nur die Flexibilität in der Aufteilung der Arbeit, sondern fast immer auch die Qualität des Produktes selbst.

Drittens: Schrittweise besser werden

Kanban ist, im Gegensatz zu vielen anderen Methoden, ein evolutionärer Ansatz. Das bedeutet: Es wird nicht von heute auf morgen alles anders gemacht. Aber dafür ist das mit der Veränderung auch nicht morgen wieder vorbei.

Kanban beginnt mit den Prozessen, wie sie sind. Und dann wird Schritt für Schritt an den Schräubchen und Zusammenhängen gedreht, eines nach dem anderen und immer dort, wo es gerade am meisten weh tut.

Das exakte Vorgehen, mit dem die Arbeitsprozesse mittels Kanban optimiert werden, kann deshalb nicht im Voraus festgelegt sein, denn jede kleine Verbesserung verändert das System, und niemand kann vorher mit Sicherheit sagen, welche Veränderungem dadurch als nächstes nötig werden.

Für manche mag das frustrierend erscheinen, dass es nicht möglich ist, ein „fertiges“ Kanban-System zu haben, sondern man sich immer wieder aufs neue fragen muss, ob und was man weiter verbessern kann. Vor allem aber sollte diese Sichtweise eine Entlastung bringen: Ein perfektes System gibt es ohnehin nicht. Aber jeder noch so kleine Schritt ist ein Schritt in die richtige Richtung. Man muss nur anfangen.

 

Und wer fundiert in Kanban einstiegen will: Am 2. und 3. März findet Lernen wieder unsere Schulung „Kanban verstehen (KMP I)“ statt! Infos und Tickets gibt es hier.


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