Agile Behörde: Ein Amt setzt auf das „Brett vor dem Kopf“

Wir freuen uns, hier einen Artikel über unser Kanban-Projekt bei der Landesvermessung und Geobasisinformation Brandenburg zu präsentieren, der in dieser Form für die hausinterne Informationsbroschüre geschrieben wurde.
Wie war es möglich mit einem weißen Brett und ein paar gelben Klebezetteln eine ganzes Sachgebiet auf den Kopf stellen? Ein Jahr nach der Einführung der agilen Methode Kanban unterhalten sich Beraterin Vlore Kryeziu von der Berliner Leanovate GmbH und Jens Junkel, Sachgebietsleiter Technologische Erneuerung LGB, über die Ablaufoptimierung innerhalb des Sachgebietes.
Vlore Kryeziu: Ehrlich gesagt hatte ich beim Wort Landesvermessung immer nur orangene Schutzwesten und ein dreibeiniges Stativ mit Fernrohr vor Augen. Ich war bei meinem ersten Besuch in Ihrem malerischen Klinkerbau ganz überrascht über die vielen Produkte, die die LGB zur Verfügung stellt. Mit Ihrem Team sind Sie als Dienstleister der Weichensteller für die digitale Zukunft.
Jens Junkel: Landschaften und Städte verändern sich kontinuierlich. Dementsprechend vielfältig ist auch die Produktpalette der LGB. Unsere Kernaufgabe besteht darin, die aktuellsten Geobasisdaten für webbasierte Geodienste bereitzustellen.
Vlore Kryeziu: Das klingt nach hohen Datenmengen, vielen Schnittstellen, zahlreichen Anforderern und somit nach einer komplexen Aufgabenstellung, mit der sich ähnlich auch unsere Kunden aus der freien Wirtschaft täglich auseinandersetzen müssen.
Jens Junkel: Genau. Maßarbeit bedeutet in diesem Kontext, eine konstante Verfügbarkeit und Aktualität der Daten sowie Datenbanken zu gewährleisten. Das Mengengerüst ist enorm.
Vlore Kryeziu: Das heißt, dass auch ich persönlich mit Ihrer Dienstleistung in Berührung komme?
Jens Junkel: In dem Moment, in dem Sie auf Ihrem Smartphone nach einem Spargelhof in Brandenburg googeln, haben Sie bereits mit sehr großer Wahrscheinlichkeit unsere Daten in Anspruch genommen.
Vlore Kryeziu: Also viel Tagesgeschäft?
Jens Junkel: Nicht nur. Mein Team stemmt nebenbei auch viele Großprojekte.
Vlore Kryeziu: Um diesen Herausforderungen in einer immer komplexeren Arbeitswelt gerecht zu werden, entschlossen Sie sich vor einem Jahr dazu, eine ganz neue Denkweise in Ihr Team einzuführen. Bürokratie auf agil. Wie sind sie darauf gekommen?
Jens Junkel: Ich informiere mich stets über neue Methoden und lasse mich auch gerne vor Ort in Berlin von der Start-Up Szene inspirieren. Der agile Ansatz, Arbeitsprozesse flexibler und schlanker zu gestalten, ist schließlich branchenunabhängig. Über eine Beratung durch Markus Hippeli von Leanovate kamen wir in intensiveren Kontakt mit agilen Vorgehensmodellen, eine Schulung durch Herrn Hippeli schaffte in unserem Sachgebiet die Grundlagen und das Verständnis zum praktischen Einsatz.
Vlore Kryeziu: Nach unseren ersten Analysen wählten Sie Kanban als geeignete Methode. Wissen Sie noch warum?
Jens Junkel: Diese Methode orientiert sich am gelebten Ablauf und fördert aus meiner Sicht vor allem den Dialog im Team. Mir war es sehr wichtig, den Blick über den Tellerrand anzuregen.
Vlore Kryeziu: Was geschah mit der Einführung und wie arbeiten Sie jetzt?
Jens Junkel: Zuerst wurde teamübergreifend auf einem Board ein gemeinsamer Arbeitsfluss mit unterschiedlichen Stationen visualisiert. Unsere Aufgaben wandern seitdem als gelbe Klebezettel durch die unterschiedlichen Stationen bis sie in die Spalte „done“ kommen. Diese Transparenz gefällt mir sehr, da sich die Zusammenarbeit der EDV-Spezialisten enorm verbessert hat. Wir bauen keine Insellösungen mehr.
Vlore Kryeziu: Wie oft besprechen Sie den Stand des Kanban-Boards?
Jens Junkel: Natürlich täglich. Um 8.45 Uhr trifft sich das gesamte Sachgebiet im Stehen vor dem Kanban Board, das direkt im Besprechungsraum hängt. In insgesamt nur fünfzehn Minuten stellt jeder aus dem Team vor, was er am gestrigen Tag erreicht hat und was er am heutigen Tag erreichen möchte. Die Zeit ist sehr gut investiert: Dieser Austausch ermöglicht vor allem bei neuen Mitarbeiten einen enorm hohen Wissenstransfer und verhindert zuverlässig, dass versehentlich parallel gearbeitet wird. Inzwischen ist es gang und gäbe, dass die Kollegen die Gelegenheit nutzen und sich danach im kleinen Kreis detaillierter zu den angesprochenen Themen unterhalten.
Vlore Kryeziu: Es ist ja nicht immer alles eitel Sonnenschein... Mit welchen Hindernissen hatten sie denn zu kämpfen?
Jens Junkel: Wir arbeiten hier natürlich in einem stark reglementierten Umfeld und haben zudem große Abhängigkeiten, z.B. gegenüber anderen Abteilungen, oder Dienstleistern. Das macht es nicht immer einfach, Themen effizient abzuarbeiten. Kanban ist hier flexibel genug das abzubilden und schafft gleichzeitig Transparenz, so dass wir sehr genau sehen, an welchen Stellen unsere Schmerzen liegen.
Die Akzeptanz im Team ist mit der Zeit gewachsen – zu Beginn war die Arbeitsweise schon sehr ungewohnt im Vergleich zu den eingeschliffenen Strukturen.
Vlore Kryeziu: Der Kulturwandel hat also nicht allein mit der Visualisierung der Arbeit begonnen?
Jens Junkel: Nein. Das reicht natürlich nicht. Die Akzeptanz des Teams zum neuen Vorgehen ist der Erfolgsfaktor schlechthin. Daher führte ich zusätzlich eine Retrospektive als halbtägiges Teammeeting ein, um einmal im Monat aus der Erfahrung der letzten Umsetzungen zu lernen. Ganz im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung bietet dieser Rückblick auf das, was gut gelaufen ist und auf das, was besser laufen könnte, die Möglichkeit zu lernen. Diese Erkenntnisse aus dem Team verändern direkt die Art, wie wir als Organisation arbeiten, die positiven Effekte waren sehr schnell spürbar.
Vlore Kryeziu: Was haben Sie bisher aus den Retrospektiven mitgenommen?
Jens Junkel: Als der erste Zeitstrahl über die gesammelten Aktivitäten eines Monats im Team aufgestellt wurde staunten alle Beteiligten darüber, wie viel geleistet wurde. In der Hektik des Alltags geht das Bewusstsein über die eigenen Erfolge leider oft verloren. Neben Wertschätzung richtet sich das Ziel der Retrospektive vor allem auch auf Verbesserungspotential. Beispielsweise: Wie können wir effizienter dokumentieren? Über Analysen erarbeitet das Team Maßnahmen, um die Situation zu optimieren. Es wurde zum Beispiel beschlossen, dass in vielen Fällen eine Fotografie vom Flipchart als Protokoll vollkommen ausreicht. Kanban hilft uns hier sehr, da es deutlich auf Ergebnisse fokussiert und „Verschwendung“ offenlegt.
Vlore Kryeziu: Da die Retrospektive jeden Monat stattfindet, ist das Nachfassen des Status der Maßnahmen sichergestellt. Das Kanban-Board ist also in der Tat zum Leben erwacht?
Jens Junkel: Mit jeder Retrospektive ist zu spüren, wie das Team den eigenen Arbeitsfluss mehr und mehr aktiv mitgestaltet und der Teamzusammenhalt wächst. Die Motivation steigt auch bei mir als Führungskraft.
Vlore Kryeziu: Eine sehr schöne Entwicklung. Würden Sie das Vorgehen nach Kanban auch anderen Abteilungen empfehlen?
Jens Junkel: Ja, auf jeden Fall! Es ist für uns ein ganz neues und positives Arbeiten! Inzwischen verbreitet sich der Gedanke zusehends. Frau Müller und Herr Monreal, meine Kollegen, die das Projekt Modernisierung der zentralen GIS-Technik bearbeiten, haben z.B. inzwischen ein eigenes Kanban-Board für die Zusammenarbeit mit dem Dezernat 44 aufgestellt.
Vlore Kryeziu: Das hört sich nach einer sehr erfolgreichen Einführung an. Vielen Dank für Ihre Eindrücke.

Neugierig geworden?
Gerne beraten wir Sie persönlich. Ob über kontakt@leanovate.de oder 030-609 85 17 40, wir stehen Ihnen bei Fragen jederzeit unverbindlich zur Verfügung.
Außerdem bieten wir regelmäßig Schulungen zum Thema "Kanban" an.