31. Mai 2018

Irgendwas mit Rollen – Agilität in der Innenarchitektur und Büroausstattung

Susanne Walter
Wenn wir zu einer agilen Transition beim Kunden gerufen werden, finden wir nicht selten Mauern vor. Diese Mauern bestehen natürlich meist in den Köpfen der Mitarbeiter – häufig spiegeln sie sich aber auch in den Räumlichkeiten wieder. Wer im Einzelbüro arbeitet, braucht sich über mangelnde Transparenz nicht beschweren.

Als wir in 2016 auf die Suche nach neuen Räumlichkeiten waren, fragten wir unter den Kollegen nach den Eigenschaften, die unsere neue Heimat haben sollte. Das Resultat auf die wesentlichen Punkte zusammengedampft ergab folgendes Bild:

Charakter: warm – freundlich – flexibel – offen – hell

Aufteilung: Sie sollte in erster Linie mehr Ordnung schaffen. Unser neues Heim sollte mehrere Meetingräume und eine vollwertige Küche haben. Für die Lautstärke sollte ein Schalldämmungskonzept her.

Lage: Eine gute Anbindung an die Öffentlichen und gerne viel Grün drumherum, gute Restaurants in der unmittelbaren Nähe – wir orientierten uns Richtung Kreuzberg und Neukölln.

Ausstattung: Unser Arbeitsplatz soll einen Ruhebereich haben, einen gemütlichen Holzboden, einen Außenbereich, ein Bällebad und eine agile Ausstattung die sich dynamisch an unsere Bedürfnisse anpasst

 

Agile Ausstattung, was ist das?

 

Gehen wir einen Schritt zurück: Die erste Herausforderung war es, die passenden Räumlichkeiten für uns zu finden. Das erste Learning hierbei: Verlass dich nicht auf Makler oder deinen Vermieter. Wir bekamen durch Zufall in der Raucherpause mit, dass unser Nachbar auszieht und machten unseren Vermieter darauf aufmerksam, dass das eine Fläche wäre für die wir uns interessierten. Ein schlappes halbes Jahr später waren wir von 200qm auf 500qm gewachsen.

Jetzt ging es an die Inneneinrichtung und wir wollten hier genauso adaptiv und iterativ vorgehen, wie wir das bei der digitalen Produktentwicklung auch bevorzugen. Inspect and adapt ist bei der Lead-Time (Lieferzeit) der Möbelindustrie jedoch eine Herausforderung.

Kommen wir zu der „agilen Ausstattung“ bzw. dem „flexiblen Charakter“, den das Büro haben sollte. Sich mit einer kleinen Kiste von Habseligkeiten jeden Morgen einen freien Tisch suchen, kam für uns nicht in Frage – wir glauben nicht an Konzepte wie das „non-territoriale Büro“. Ein bisschen Heimat muss sein, aber mit dem gleichen Anspruch an permanente Kommunikationsmöglichkeit und spontaner Veränderungsfähigkeit. Hier war aus unserer Sicht die einzige Alternative: den Tisch als Arbeitsplatz zu behalten, also: den Tisch flexibel zu machen.

 

Agile Lösung voller Pragmatismus: Rollen drunter!

 

Jeder Schreibtisch bei uns hat Rollen und eine Steckdose, aus der sämtliche Gerätschaften mit Strom versorgt werden.

Tische mit Rollen als mobile Arbeitsplätze

Mobile Arbeitsplätze

Unsere Kollegen können seit dem „rollbaren Büro“ sich flexibel zu Teams zusammenfinden, ohne das wir dafür ein Umzugsunternehmen beauftragen müssen. Möchte man in einer anderen Ecke des Büros arbeiten: Stecker ziehen – rüberschieben – Stecker wieder rein, fertig. Und auch die Vorbereitung für ein Meetup-Veranstaltung oder  Schulungen sind in wenigen  Minuten durch das gleiche Prinzip erledigt. Mittlerweile haben wir  Sofas mit Rollen, rollbare Küchentische für den Team-Lunch, und Schulungsraumbestuhlung mit Inline-Skater Rollen. Sogar unsere komplette Bibliothek mit über 500 700 Büchern hat Schwerlastrollen verpasst bekommen!

Das war der Anfang und irgendwann war eine der wichtigen Fragen für Möbelstücke, die wir anschaffen wollten:

  • Hat es Rollen?
  • Kann man Rollen dranbauen?
  • Wie gut rollen die Rollen?
Es wird probegerollt, wenn neue Stühle kommen und die möglichen Varianten der Rollen von mutigen Freiwilligen ausprobiert. Eine Rollgeschwindigkeit, die für den Stuhl am Arbeitsplatz ausreicht, ist für Bestuhlung im Schulungsraum langweilig.  Wir haben herausgefunden, das die ruhigsten Rollen auf Hartboden die sogenannten Strandkorbrollen (sehen aus wie Zwillingsreifen) sind und die halten auch für schwere Sofas und höhenverstellbare Tische (die gibt es übrigens ab Werk von keinem Hersteller mit Rollen!).

 

Agilität ist mehr als Rollen

Agil sein ist rollen. Doch wir haben noch einiges mehr für ein gutes Arbeitsklima ausprobiert.
Lernen ist ein essentieller Bestandteil des agilen Mindsets – eine Bibliothek mit vielen Büchern reicht uns  nicht. Auch mit unserem Raumkonzept machen wir gerne Experimente.

 

Akustische Augenhöhe?

Nein, es geht nicht um das Maß eines neuen Regals, sondern um Schallschutz bzw. Raumakkustik. Hängt bei uns, wie in vielen Büros, mithilfe von Schalldämpfungsplatten von der Decke.  Nur wie viele braucht man davon, um den Schall aus den großen Räumen zu verbannen? Da hilft nur ein Sounddesigner. Unserer ging singend, klatschend und pfeifend durchs Büro. Schaute sich die Spezifikation der verschiedenen Dämpfungsplatten an und empfahl uns dann, was sich für die verschiedenen Räume eignet. Learning hierbei: die Anzahl der Platten hängt nicht nur mit der Größe des Raumes zusammen, sondern mit den zu schluckenden Frequenzen im jeweiligen Raum.

Ständer für blaue Aufkleber

Aufkleber Ständer (mit Rollen)

Auch hier hilft Pragmatismus, es geht in unserem Büro um eine natürliche Unterhaltungsakustik. Wir sind kein Konzerthaus, Kneipe oder Tonstudio.

 

Krassfunktional – Flexible Möbel gestalten

Eines unserer Lieblingsmöbelstücke ist unser Aufkleberaufsteller. Hä…? Was ist besonders daran, blaue Aufkleber zu präsentieren? Natürlich ist er auf Rollen, es präsentiert unsere Scrum und Kanban Know-How Karten und auf der Rückseite hat es ein integriertes Whiteboard für spontane Visualisierung. Wieder was gelernt! Einfach zwei Schrauben lösen (ohne Werkzeug), zusammenklappen und ab ins Auto – und bei der Konferenz  wieder aufstellen. Reagieren auf Veränderung ist damit kein Problem. Übrigens haben auch unsere Bücherregale (auf Rollen) im Büro inzwischen integrierte Whiteboards. Wissen erlangen und Wissen vermitteln geht bei uns in der Büro-Einrichtung ineinander über.

Wir finden: Krassfunktional!

 

Aufbewahrungsexperimente

Für die Aufbewahrung gemalter Flipcharts sind wir noch in der Experimentephase. Ein paar stehen zusammengerollt in einer hochkant gestellten Europalette. Andere sind an Hosenkleiderbügeln in einer Garderobe aufgehängt. Learning hier ist, dass die Flipcharts in der Garderobe öfter wiederverwendet werden als die in der Europalette.  Visuelle Auswahl geht vor Schlagwörtern.

 

Vom Äußeren auf das Innere schließen? Ja!

 

Ob Schallschutz gemacht wird, weil wir auf unsere Leute hören, oder Wissen und Tische gerollt werden: Selbstorganisiert, pragmatisch und iterativ sind wir neben unseren Projekten jetzt auch in der Inneneinrichtung. Spontane Anpassung – kein Problem.

P.S. Das Bällebad haben wir bisher nicht umgesetzt, da wir lieber einen Ruheraum mit Sofa und Jogamatte eingerichtet haben. Für die Agilität im Kopf haben wir jetzt einen Tretroller bekommen.

Du magst mal rollen? Komm vorbei!

Agiler Büroflitzer

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Susanne Walter
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