Können agile Teams keine Entscheidungen treffen?

Na, die letzten Stunden auch wieder mal mit end- und ziellosen Diskussionen verbracht? Ich denke, das ist ein Symptom, unter dem einige agile Teams leiden. Auch wir kennen das aus eigener Erfahrung:
Wie ihr bestimmt schon wisst, hosten wir bei Leanovate immer wieder interessante Events.
Am Nachmittag vor einer Abendveranstaltung muss hier im Büro natürlich fleißig geräumt werden. Neulich in so einem Fall hat sich folgendes kleines Lehrstück ereignet:
Unsere Event-Koordinatorin hat einige meiner Kollegen und mich gebeten, beim Aufstellen der Stühle und Bänke zu helfen. Mit Feuereifer haben wir uns darauf gestürzt. Wahrscheinlich wären wir innerhalb von 10 Minuten fertig gewesen, aber - aaaaaaber: Natürlich mussten alle mitreden. Erst hab ich den anderen minutiös erklärt, warum die Bank unbedingt jetzt da stehen muss, dann kam eine Kollegin mit dem Vorschlag, die 10 Stühle dahinten hinzustellen. Als nächstes machte ein Kollege den Einwurf, dass die Stühle auf der linken Seite anders gruppiert viiiel besser stehen würden. So ging das hin und her. Und hin und her. Am Ende haben wir den Raum ca. 15 mal komplett umbestuhlt – und gefühlte Stunden damit verbracht.
Warum erzähle ich diese Geschichte? Stühle rücken ist ja jetzt nicht unbedingt ein typisches Thema. Ich hätte als Beispiel auch die Auswahl des neuen Druckers, die Frage nach dem richtigen Framework oder, oder, oder... nehmen können. Alles  schöne Beispiele dafür, wie Teams – obwohl sie sich zu 100 Prozent dem agilen Gedanken verschrieben haben – in der Falle der Entscheidungs-Unfähigkeit landen.

Woran liegt das?

Das Agile Mindset setzt auf die Werte Transparenz, Offenheit, Mut, Committment und Cross-Funktionalität. Das ist unheimlich wichtig, wenn man motivierte Kollegen und produktive Arbeit möchte. Außerdem führt es zu dem wunderbaren Effekt, dass sich alle Beteiligten für das Endergebnis verantwortlich fühlen und alles tun, damit das Ziel erreicht wird.
Aber wenn sich alle verantwortlich fühlen und aktiv an der Erreichung eines Ziels arbeiten, wie kommt es dann, dass man bei agilen Teams immer wieder mal den Eindruck hat, dass sie absolut und komplett unfähig sind eine Entscheidung zu treffen?

Fehlende Grenzen

In klassischen Hierarchien ist klar – wer weiter oben auf der Leiter sitzt, entscheidet. Wenn jemand von unten in der Hackordnung diese Entscheidung in Frage stellt, wird er – mehr oder weniger vehement, mehr oder weniger kollegial – in die Schranken gewiesen. Das ist ein Weg, der dazu führt, dass schnell klare Entscheidungen getroffen werden. Häufig leider auch, dass Mitarbeiter sich nur noch um ihren eigenen Kram kümmern und demotiviert werden. Auch werden nicht immer die besten Entscheidungen getroffen, denn das Wissen, das diese Mitarbeiter haben, bleibt oft ungenützt liegen.

Und bei Agil?

Bei agilen Teams werden diese Hierarchiegrenzen bewusst aufgebrochen. Jeder soll in die Lage versetzt werden, an einer Entscheidung mitzuwirken. Oft führt das aber dazu, dass

• man unendlich lange diskutiert. Schließlich soll jeder, der nicht von Anfang an dabei war, mitbekommen, was Sache ist. Also wird alles nochmal erklärt und alle Argumente erneut eruiert. Argumente vom neu dazugekommenen Kollegen werden aufgenommen (auch wenn es die selben sein mögen, die vorher schon durchgekaut wurden) und so weiter und so fort.
• man versucht, einen absoluten Konsens herzustellen. Alle sollen mit der Entscheidung einverstanden sein, um die Gefühle möglichst zu schonen. Man diskutiert also alles aus, bis ins letzte Detail, mit tausend Runden, weil auch alle ihre Meinung ständig ändern – es gibt ja auch immer neue, gute Argumente!

Grenzen sind gut! Grenzen sind wichtig!

Was kann man dagegen tun? Agile Teams müssen lernen, sinnvoll Grenzen zu setzen und zu respektieren. Dies gilt sowohl nach außen als nach innen. Es geht dabei aber nicht darum, Leute systematisch aus Entscheidungen auszuschließen oder diktatorisch zu werden.

Grenzen nach außen

Meiner Ansicht nach ist es z.B. durchaus legitim, dass Themen-Verantwortliche oder Experten am Ende diejenigen sind, die die endgültige Entscheidung treffen. Bevor man soweit ist, sind aber folgende Schritte wichtig:

1. 1. Hole die Meinungen und das Wissen des Teams ein und nutze sie bei der Entscheidungsfindung.
   2. Beende die Diskussion, wenn kein neuer Input mehr kommt.
   3. Nachdem die Entscheidung getroffen wurde, mache die Entscheidungswege transparent. Erkläre, warum diese Variante und nicht die andere.
   4. Setze Messwerte an deine Entscheidungen. So kannst du von Mal zu Mal lernen, ob die ein oder andere Variante sich gelohnt hat.
   5. Lebe damit, dass die anderen auch mal sagen „das find ich jetzt aber doof“.

Für unsere Seminarraumbestuhlung hieße das: Wir haben unsere Event-Expertin, sie kennt sich aus. Und sie entscheidet, wie die Stühle stehen.

Grenzen nach innen

Das ist für mich eine ganz persönlich Baustelle: Nur weil man zu allem etwas sagen kann, heißt das noch lange nicht, dass man zu allem etwas sagen MUSS!
Bevor ihr euch in eine Diskussion einmischt, geht tief in euch und fragt:

1. Betrifft mich das Thema wirklich, um das es hier gerade geht? Oder bin ich einfach nur wieder  neugierig?
   • Muss ich beim Design für die neuen Kugelschreiber mitreden? – Nein!
   • Muss ich mich einmischen, wenn Anpassungen an unserem Kanban-Prozess diskutiert werden? – Ja!
2. Wenn das Thema mich betrifft: Ist mein Beitrag sinnvoll, produktiv und neu? Oder hat jemand aus dem Team die wichtigen Aspekte eigentlich schon erwähnt? Wenn schon alles gesagt wurde, ist es auch gut, einfach mal Nichts zu sagen.

Die Mitnahme

Agile Methoden haben viel zu bieten. Die Freiheit und Möglichkeit zur aktiven Beteiligung sind wunderbare Mittel, um Teams nach vorne zu katapultieren.
Aber agile Methoden können einen auch dazu verleiten, zu viel zu bieten! Sich dessen bewusst zu sein, ist der erste Schritt. Geht man dann noch offen mit den einfachen Regeln für die Entscheidungsfindung und Selbstüberwachung um, werden Diskussionen automatisch produktiver. Und kürzer. Damit werden  agile Teams auch wieder entscheidungsfähig – und  entscheidungsfreudiger. Denn glaubt mir, nichts ist so anstrengend wie stundenlanges Stühle rücken!