Leanovate Best Practices: Warum Lean Coffee mehr ist, als nur Kaffeetrinken

Wir lernen aus unseren Erfahrungen. Und wollen sie nun mit euch teilen. Daher führen wir hiermit im Blog eine Fortsetzungsreihe ein. Die „Leanovate Best Practices“.

Heute:

Warum Lean Coffee mehr ist, als nur Kaffeetrinken

Wer das Format nicht kennt, mag sich vielleicht über die vermeintliche Kaffeepause in der Agenda wundern. Aber wer Lean Coffee einmal beispielsweise als Gast mitgemacht hat, trägt es häufig weiter in die eigene Organisation. Was ist diese Kaffeetrinkerei?
Manche Entscheidungen brauchen eine gefühlte Ewigkeit. Dabei geht es in den seltensten Fällen um ein wahrlich komplexes Problem, sondern häufig um Kleinigkeiten. Wer kennt nicht die Zettel in den Büroküchen zum richtigen Einräumen der Spülmaschine? Doch ein extra Meeting anberaumen, um das zu klären? Dieser Rahmen scheint ein bisschen zu groß. Was fehlt, ist ein festes Meetingformat, um derartige Entscheidungen zu treffen.
Unsere Best Practice zeigt, dass die Themen einfach, schnell und ein für alle mal geklärt werden können. Klingt nach Wunder? Nein, nach Kaffeetrinken! Denn Lean Coffee ist einfach, leicht umzusetzen und beschränkt sich auf das Wesentliche: Die Entscheidungen. Eben lean. Und mit Kaffee. Einzige Spielregel: Der fixe zeitliche Rahmen. Neben festgelegtem Beginn und Ende sollte Lean Coffee auch regelmäßig stattfinden - bei Leanovate zum Beispiel einmal im Monat. Probiert es doch mal aus!
Es ist ganz einfach: Jeder kann sein Thema (und seinen Kaffee) mitbringen. Bei uns beispielsweise werden die Themen bis zum nächsten Lean Coffee transparent gesammelt. Neue Anschaffungen für das Office, eingeschlafene Teamevents oder die Frage, wer das Whiteboard wischt – alles kann dabei sein.

Dreh- und Angelpunkt des Lean Coffee ist ein simples Kanbanboard mit drei Spalten: Pool of Topics, Doing und Done. Die Klebezettel aus der ersten Spalte werden nun einer nach dem anderen das Board durchwandern. Jedes Thema bekommt vier Minuten Zeit und derjenige, dem der Schuh drückt, erklärt kurz worum es geht. Die Timebox ist fix, die Uhr für alle im Blick. (Mehr über die Vorteile der Timebox erfahrt ihr hier.) Es wird diskutiert und wenn die Zeit um ist, gibt es meist schon einen Konsens. Wenn nicht? Kein Problem, mit kurzem thumbs up kann sich die Gruppe beim lästigen Piepen der Uhr darauf committen, dem Thema noch weitere zwei Minuten zu geben. Unser Tipp: Die Doing-Spalte einfach vertikal in die Timeboxen von vier, zwei und einer Minute unterteilen und einen Zeitwächter ernennen. Denn das Sprengen der Timebox ist der häufigste Fehler beim Lean Coffee und dann ist es eben nicht mehr Lean Coffee, sondern die langwierige Diskussion, die keiner will.
 

The timebox is your friend.

Wenn das Thema nach der letzten Timebox nicht geklärt ist, ist es offensichtlich doch groß genug, einen anderen Rahmen zu bekommen. Passiert aber eigentlich fast nie. Und wenn doch, ist zumindest klar, was genau geklärt werden muss, um eine Entscheidung herbeizuführen und wir sind trotzdem einen Schritt weiter. Meist ist es aber einfach, nein endlich!, geklärt. Nach vier bis sieben Minuten.
Das klappt auch (und gerade!) bei schwierigeren oder unangenehmeren Themen. Es ist leicht, die im Lean Coffee anzusprechen - sind ja nur ein paar Minuten. Und dank unserer Timebox ist für Firmenpolitik und Schuldzuweisungen gar keine Zeit. Selbst wenn sich herausstellt, dass die Entscheidung falsch war, lernt man daraus. Auch Entscheidungen können iterativ sein! Und ein paar Wochen später haben wir eine bessere Grundlage, wissen ob es in die richtige Richtung ging und können entscheiden. In vier bis sieben Minuten. Das Resultat: Lernen, ganz automatisch. Motivation, weil Dinge in Bewegung kommen. Und die Kaffeetasse wandert dann mal direkt in die Spülmaschine. Weil alle es wollen. Ganz ohne lästigen Zettel.
Unser Fazit:

Don't guess it, test it!