16. Juni 2021

Könnte das Meeting auch eine E-Mail sein?

Susanne Walter

Ob Arbeiten während oder nach der Pandemie: Der wahrscheinlich größte Punkt, der sich verändert hat: unsere Meetings. Statt Kaffeerunde in der Büroküche hängen wir zunehmend zwischen zoom-Müdigkeit und Effizienz-Resignation fest. Denn: Kamera an beim Video-Call! Diese Regel findet man zwar häufig - aber wie sinnvoll ist das wirklich? Unser Research im Rahmen unserer Leanovate-Zukunftsmanufaktur hat gezeigt: Das muss nicht immer sein! Wir haben für euch ein Handout entwickelt, welches ihr euch hier herunterladen könnt. Hängt ihn euch am Besten im Wohnzimmer neben den Schreibtisch, denn er erinnert immer wieder daran, wie ihr eure remote Meetings effizient, motiviert und auch mit Spaß so richtig zum Erfolg bringen könnt.

 

 

Schon wieder eine Stunde Videokonferenz vorbei und doch außer Reden nichts gewesen? 

 

Die zunehmende Zahl der Meetings über Videokonferenztools stellen eine besondere Belastung dar, wie zahlreiche Studien inzwischen unter dem Begriff der zoom-Fatigue zusammenfassen.

Unsere Kommunikation besteht aus auditiven und nicht-auditiven Komponenten. Der Mensch sucht automatisch also immer auch nicht-auditive Signale (Gesten, Körperhaltung) im Gespräch. Die sind über Videocall schwerer zu bekommen oder fehlen ganz. Das macht es für die meisten Menschen anstrengender. Das Gehirn ist bei Videokonferenzen schneller müde, denn das gebotene 2D-Bild entsprich nicht der natürlichen Kommunikationsform des Menschen - nämlich ein 3- bzw. 4D-Eindruck.

Doch nicht nur die explizite Entscheidung, ob ihr die Kamera ein- oder ausschaltet, macht ein gutes remote Meeting aus.

Der deutlich erhöhten mentalen Belastung kann mit effizienteren Meetings begegnet werden, die Zeit sparen, Ergebnisse schaffen (und damit die Motivation steigern) und gesunde Pausen integrieren.

 

 

Wie mit kleinen Explizitheiten remote Meetings wirklich sinnvoll werden

 

Das Wichtigste zuerst:alle können dazu beitragen. Die Einladenden, die Moderation und natürlich die Teilnehmenden.

Vor dem Meeting sollte sich der oder die Einladende durchaus fragen, ob das Meeting wirklich notwendig ist. Wenn es beispielsweise um das Verteilen von Informationen geht, so tut es vielleicht auch eine E-Mail oder Slack-Nachricht. Es gibt also Alternativen zum Meeting, wie asynchrone Arbeiten an einem Dokument, wo jede:r sich das zu dem Zeitpunkt vornehmen kann, der für ihn oder sie passend ist. Oder asynchrone Abstimmungen mithilfe von Voting-Tools.

Wenn es aber doch ein Meeting sein soll, dann sollte der Zweck bereits für alle Teilnehmenden in der Einladung stehen, verbunden mit einer nachvollziehbaren Agenda mit Timeboxen. Apropos Teilnehmende: Vielleicht müssen nicht immer alle dabei sein? Solange klar ist, dass die Entscheidung an die Teilnehmenden delegiert ist, kann die Teilnahme durchaus freiwillig gehalten werden.

Zudem gilt: Kein Meeting ohne Moderation. Wirklich keines! Denn die Rolle sorgt für die Einhaltung der Timeboxen, macht das Setting (also eben auch die Kamera-Policy) explizit und erinnert an Regeln. Wichtig ist auch, zu Beginn des Meetings nach einem kleinen Check-In, zu klären, wer die Rolle der Dokumentation übernimmt und die Ergebnisse festhält. Am besten wird gemeinsam an einem Dokument gearbeitet und der Verlauf des Gesprächs visualisiert. Wir arbeiten mit miro oder google-Tools und haben damit gute Erfahrungen gemacht, auch im Meeting kollaborativ zu arbeiten - so entgeht man auch der Gefahr der müdigkeitsfördernden Konsumhaltung der Teilnehmenden (Popcorn essen geht aber trotzdem #mute).

Die Teilnehmenden sollten vorbereitet und pünktlich ins Meeting kommen und auch die Technik im Griff haben. Redeanteile sind ausgewogen zu halten, die Moderation kann darauf achten, dass eine Dominanz des Gesprächs durch einzelne Personen vermieden wird.

Zwischendrin sind Pausen das Wichtigste! Ein Beispiel: Alle 20 Minuten schauen die Teilnehmenden 20 Sekunden lang auf etwas, was mindestens 20 Meter weit entfernt ist. Das entspannt die Augen. Auch kleine Achtsamkeitsübungen, wie Atemzüge, können zwischendurch die Konzentration wieder zurück bringen. Die Moderationsrolle kann das in die Agenda mit einbauen. Generell sollten Meetings auf 50 Minuten statt der üblichen 60 Minuten angesetzt werden (einfach mal die Standardeinstellung im Kalendertool ändern), so dass zwischen den Meetings ebenfalls eine kleine Bildschirmpause möglich ist.

Am Ende des Meetings sollte ein abschließender Check-Out nicht fehlen, z.B. durch das ROTI-Format. Auch ein Ausblick, wo die Ergebnisse weiter verwendet werden und eine klare Aufgabenverteilung bis zum nächsten Treffen macht es leichter, wirkliche Effizienz zu erzeugen. Und dann hat sich das Meeting wirklich gelohnt - ganz ohne Müdigkeit.

 


Du möchtest das Ganze zusammengefasst auf unserem Remote Meeting Cheat Sheet? Dann klicke hier zum Download oder schaue in unser interaktives agiles Magazin auf miro vorbei!


 

Susanne Walter
Communication | People | Marketing

Rufen Sie uns an: 030 – 555 74 70 0

Made with 
in Berlin. 
© leanovate 2021
hearttagtwitterfacebooklinkedinxing