Wer kennt es nicht, ob beim Strategie-Meeting, dem Backlog Grooming, dem Estimation oder im Planning: Man diskutiert, was ja auch Sinn der Sache ist, aber es nimmt und nimmt kein Ende. Und die Ergebnisse sind manchmal vage, manchmal flüchtig und am Ende ist eine Stunde oder mehr vergangen und keiner weiß mehr so richtig, ob man nicht eigentlich nach 10 Minuten schon genauso weit war wie am Schluss.
Geht das nicht effizienter? Es geht!
Nun gibt es in der agilen Welt die Idee des Timeboxing: Festlegen, wie viel Zeit man mit etwas maximal verbringen darf. Spätestens bei Ablauf der Timebox ist Schluss. Gerade bei Recherchen oder Brainstormings verhindert das, dass man sich in den Details verliert.
In Diskussionen aber führt es bisweilen dazu, dass man gerade an einem interessanten Punkt ist, eigentlich weiter machen will – und sich dann eben einfach über die Timebox hinweg setzt, sie nach Gutdünken verlängert oder ganz aussetzt. Spätestens wenn man das dreimal gemacht hat, ist eine Timebox so viel wert wie der jährlich wiederholte Neujahrsvorsatz.
Eine flexible und gleichzeitig konsequente Regel bietet da das smarte Timeboxing, das bisweilen im Lean Coffee Diskussions-Format verwendet wird. Kurz gesagt: Man setzt eine Timebox und stimmt dann schnell darüber ab, ob mehr Zeit benötigt wird. Vor allem dann ideal, wenn es eine Anzahl von Agendapunkten zu diskutieren gibt.
1. Man stellt die Timebox auf eine verabredete feste Zeit. Die Länge ist Ermessenssache, sollte aber recht kurz sein. Für z.B. Estimations oder freie Diskussionen empfehlen wir 8 Minuten.
2. Nach Ablauf dieser Timebox wird schnell entschieden: Brauchen wir mehr Zeit für dieses Thema oder reicht es? Dazu eignet sich ein Thumb-Voting bei dem jeder Teilnehmer Daumen hoch oder runter anzeigt.
Mehrheitlich Daumen hoch bedeutet: Mehr Zeit für dieses Thema! Daumen runter meint: Genug damit, das nächste Thema bitte.
3. Geht es in die Verlängerung, wird die Timebox erneut gestellt auf die halbe Dauer der ursprünglichen Zeit, bei uns also 4 Minuten.
(Falls sich die Abstimmung die Waage hält, kann man auch eine verkürzte Verlängerung von in unserem Fall 2 Minuten einräumen.) Ist auch diese Timebox vorbei, wird erneut abgestimmt.
4. Hat die Mehrheit genug, wird das Thema hier beendet, bzw. im Fall eines Estimations oder einer Entscheidungsdiskussion wird über eine Lösung abgestimmt – ohne Diskussion! Danach ist das nächste Thema dran.
Auf diese Weise stellt man sicher, dass Themen nicht aus Versehen ausufern und erfüllt doch den Diskussionsbedarf, den die Teilnehmer selbst haben. Eben: So kurz wie möglich, so lange wie nötig. Selbstorganisiert und demokratisch - agil im besten Sinne.
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